Datenschutzerklärung für virtuelle Formate

Bitte beachten Sie darüber hinaus unsere reguläre Datenschutzerklärung.

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „BigBlueButton oder MS-Teams“ informieren:

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen die Tools „BigBlueButton, MS-Teams oder Zoom“ um Telefonkonferenzen, Online Meetings, digitale Austauschrunden, Videokonferenzen und/oder Online Seminare durchzuführen (nachfolgend: „virtuelle Formate“).

„BigBlueButton" ist ein Service der JAR Media GmbH die ihren Sitz in Deutschland hat. Weitergehende Informationen zu Datenschutz und Datensicherheit finden Sie hier: https://bbbserver.de/datenschutz/

„MS-Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation mit Sitz in den USA. Weitergehende Informationen zu Datenschutz und Datensicherheit finden Sie hier: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Hinweis: Sobald Sie die Internetseite von „BigBlueButton oder MS-Teams“ aufrufen, sind die Anbieter*innen für die Datenverarbeitung verantwortlich. Mit beiden Anbieter*innen wurde ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag gemäß Artikel 28 DSGVO abgeschlossen. Beide Anbieter*innen haben für deutsche Kund*innen ihre Serverstandorte in Deutschland.

"Zoom" ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc. mit Sitz in den USA. Weitergehende Informationen zu Datenschutz und Datensicherheit finden Sie hier: https://explore.zoom.us/de-de/privacy.html.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „BigBlueButton, MS-Teams oder Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem virtuellen Format“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum*r Benutzer*in: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmenden-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „virtuellen Format“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „virtuellen Format“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer der Veranstaltung die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „BigBlueButton oder MS-Teams“ Applikationen abschalten.

Um an einem „virtuellen Format“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen. Dieser kann aber pseudonymisiert werden.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „BigBlueButton, MS-Teams oder Zoom“, um „virtuelle Formate“ durchzuführen. Wenn wir aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird zudem in der App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines virtuellen Formats erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren.

Im Falle von Online Seminaren und Austauschrunden können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung auch die gestellten Fragen von Online-Seminar-Teilnehmenden verarbeiten.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „virtuellen Formaten“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit diese im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „virtuellen Formaten“.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „virtuellen Formaten“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger*innen: Anbieter*innen erhalten notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages vorgesehen ist.

Weitere Anwendungen, die wir ggf. im Rahmen von „virtuellen Formaten“ nutzen, sind: